在Mac的Office 2011中，邮件合并的工作原理是将存储在数据表中的数据引入Word2011。良好数据表的第一行（仅第一行）具有标题，也称为字段或列名。随后的所有行均包含数据。尽管允许使用空单元格，但数据表中没有合并的单元格，也没有完全空的行或列。
Word可以使用许多不同的数据源来执行邮件合并：
Word中的表格。Excel工作表或数据范围。FileMaker Pro数据库文件。高级用户可以使用ODBC和VBA连接到几乎任何数据源，包括Microsoft Access，SQL Server，Oracle和MySQL。
如果没有数据表，则可以使用“新建数据源”选项使用一系列对话框在新的Word文档中从头开始创建数据表。此选项适用于最多数千条记录的小型数据库。
为邮件合并数据源选择字段选择“新建数据源”时，将显示“创建数据源”对话框。首先，为新数据定义字段。默认情况下，会显示一些常用字段。在“占位符列表”字段中，您可以键入新的标题名称，然后单击“添加占位符”按钮将其添加到列表中。
选择完字段名称后，单击“确定”按钮，系统将提示您保存新的Word文档。给您的新数据源命名，然后保存文件。
为Mac中的Word 2011填充邮件合并数据保存文件后，系统将为您提供一个易于使用的数据库输入表单，称为数据表单。
数据表单的左侧显示您的字段名称。如果所有字段都不适合对话框，请拖动滚动条。在中心列中，键入当前记录的数据条目。当前记录的编号显示在“数据表单”底部的“记录”导航中。
在“数据表单”对话框中，按Tab键或向下箭头键前进到记录中的下一个字段。按Shift-Tab或向上箭头键选择上一个字段。
在Word中使用数据表时，可以直接在表中进行编辑。通过从菜单栏中选择“视图”→“工具栏”→“数据库”来打开数据库工具栏。
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